GoBD konforme E-Mail-Archivierung

Wir schützen Ihr Unternehmen.

Damit aus einer wichtigen E-Mail kein unternehmerisches Risiko wird.

E-Mail-Archivierung: Das sollten Unternehmen wissen

Geschäftliche E-Mails enthalten häufig Angebote, Aufträge, Rechnungen, Verträge und steuerlich relevante Informationen. Deshalb unterliegen viele dieser Nachrichten gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (E-Mail-Archivierung). Ein normales IMAP-E-Mail-Postfach oder z.B. Outlook reicht dafür in der Regel nicht aus. Relevante E-Mails müssen vollständig, nachvollziehbar und revisionssicher archiviert werden.

Erfahren Sie, welche Unternehmen betroffen sind, welche E-Mails aufbewahrt werden müssen und wie eine GoBD-konforme E-Mail-Archivierung Ihre Abläufe absichert, ohne den Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeiter zu verändern.

Das sind die rechtlichen Grundlagen

Die E-Mail-Archivierung bezeichnet die langfristige, strukturierte und elektronische Aufbewahrung geschäftlicher E-Mails. Sie dient dazu, aufbewahrungspflichtige Nachrichten vollständig, unveränderbar und jederzeit nachvollziehbar zu sichern.

Für Unternehmen und Gewerbetreibende ergibt sich die Pflicht zur Aufbewahrung geschäftlich relevanter E-Mails nicht aus einem einzelnen Archivierungsgesetz, sondern aus verschiedenen gesetzlichen und steuerrechtlichen Vorgaben. Eine GoBD-konforme und revisionssichere Archivierung hilft dabei, diese Anforderungen zuverlässig zu erfüllen.

Gesetze und Verordnungen

Das Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet Kaufleute zur Aufbewahrung bestimmter geschäftlicher Unterlagen. Dazu gehören insbesondere empfangene und abgesandte Handelsbriefe.

„Jeder Kaufmann ist verpflichtet, … die empfangenen Handelsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe … geordnet aufzubewahren.“
– § 257 Abs. 1 HGB

Was sind Handelsbriefe?

Als Handelsbriefe gelten sämtliche Schreiben und E-Mails, die der Vorbereitung, Durchführung, dem Abschluss oder der Rückabwicklung eines Geschäfts dienen. Dazu gehören beispielsweise:

  • Angebote
  • Anfragen
  • Bestellungen
  • Auftragsbestätigungen
  • Rechnungen
  • Lieferscheine
  • Vertragsunterlagen
  • Reklamationen
  • geschäftliche Korrespondenz mit Kunden, Lieferanten oder Dienstleistern

Was bedeutet „geordnet aufbewahren“?

„Geordnet“ bedeutet, dass die Unterlagen vollständig, systematisch und jederzeit auffindbar archiviert werden müssen. Darüber hinaus müssen geschäftlich relevante Dokumente unveränderbar und revisionssicher aufbewahrt werden. Das bedeutet, dass nach der Archivierung keine unbemerkten Änderungen oder Löschungen mehr möglich sein dürfen und jede E-Mail im Originalzustand nachvollziehbar erhalten bleibt.

Im Rahmen einer Betriebsprüfung oder eines Rechtsstreits müssen relevante E-Mails jederzeit schnell recherchiert und als unverändertes Original vorgelegt werden können. Eine professionelle E-Mail-Archivierung erfüllt genau diese Anforderungen.

Die Abgabenordnung (AO) regelt die steuerlichen Aufbewahrungspflichten von Unternehmen. Sie verpflichtet Unternehmer dazu, steuerlich relevante Unterlagen über die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen hinweg vollständig und nachvollziehbar aufzubewahren. Dazu gehören auch geschäftlich relevante E-Mails.

„Die folgenden Unterlagen sind geordnet aufzubewahren: … die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege …“
– § 147 Abs. 1 AO

Welche E-Mails sind betroffen?

Aufbewahrungspflichtig sind insbesondere E-Mails mit steuerlicher oder geschäftlicher Relevanz, beispielsweise:

  • Rechnungen
  • Angebote
  • Bestellungen
  • Auftragsbestätigungen
  • Vertragsunterlagen
  • Zahlungs- und Buchungsbelege
  • geschäftliche Korrespondenz mit Kunden, Lieferanten oder Behörden

Was bedeutet das für Unternehmen?

Die Unterlagen müssen vollständig, geordnet, jederzeit verfügbar und über die gesamte Aufbewahrungsfrist unverändert erhalten bleiben. Eine nachträgliche Manipulation oder unbemerkte Löschung darf nicht möglich sein. Im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung müssen die relevanten E-Mails jederzeit auffindbar und auf Verlangen vorgelegt werden können. Eine revisionssichere E-Mail-Archivierung unterstützt Unternehmen dabei, diese gesetzlichen Anforderungen zuverlässig zu erfüllen.

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) konkretisieren die Anforderungen der Finanzverwaltung an die digitale Aufbewahrung von Unterlagen. Sie gelten für alle Unternehmen und Selbstständigen, die steuerlich relevante Daten elektronisch verarbeiten.

„Die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit müssen gewährleistet sein.“
„Elektronische Unterlagen sind vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar aufzubewahren.“
– GoBD (BMF-Schreiben)

Welche Anforderungen stellen die GoBD?

Geschäftlich relevante E-Mails müssen:

  • vollständig archiviert werden,
  • unveränderbar gespeichert sein,
  • jederzeit verfügbar und schnell auffindbar sein,
  • maschinell auswertbar bleiben,
  • während der gesamten Aufbewahrungsfrist nachvollziehbar gespeichert werden.

Was bedeutet das in der Praxis?

Ein herkömmliches E-Mail-Postfach erfüllt diese Anforderungen in der Regel nicht, da E-Mails dort gelöscht, verändert oder unbeabsichtigt verloren gehen können. Eine GoBD-konforme und revisionssichere E-Mail-Archivierung stellt sicher, dass geschäftlich relevante E-Mails automatisch archiviert werden, im Originalzustand erhalten bleiben und bei einer B

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) regelt den Schutz personenbezogener Daten innerhalb der Europäischen Union. Sie stellt sicher, dass personenbezogene Daten rechtmäßig verarbeitet, angemessen geschützt und nach Ablauf gesetzlicher oder betrieblicher Erfordernisse gelöscht werden.

Eine professionelle E-Mail-Archivierung unterstützt Unternehmen dabei, die Anforderungen der DSGVO mit den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten aus HGB, AO und den GoBD in Einklang zu bringen. Leistungsfähige Suchfunktionen ermöglichen eine schnelle Auskunft über gespeicherte personenbezogene Daten, während Aufbewahrungs- und Löschrichtlinien (Retention Policies) dafür sorgen, dass gesetzliche Aufbewahrungsfristen und datenschutzrechtliche Löschpflichten gleichermaßen berücksichtigt werden.

Besonders relevante Vorschriften der DSGVO:

  • Art. 15 DSGVO – Auskunftsrecht der betroffenen Person
  • Art. 17 DSGVO – Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)
  • Art. 20 DSGVO – Recht auf Datenübertragbarkeit
  • Art. 21 DSGVO – Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten

„Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden …“

– Art. 15 Abs. 1 DSGVO

Was bedeutet das für Unternehmen?

Unternehmen müssen personenbezogene Daten rechtmäßig verarbeiten, vor unbefugtem Zugriff schützen und Betroffenen auf Verlangen Auskunft über gespeicherte Daten erteilen können. Gleichzeitig dürfen personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht. Moderne E-Mail-Archivierungslösungen unterstützen diese Anforderungen durch leistungsfähige Suchfunktionen, revisionssichere Archivierung sowie Aufbewahrungs- und Löschrichtlinien, die Datenschutz und gesetzliche Aufbewahrungspflichten miteinander verbinden.

Was bedeutet das für Sie?
Geschäftlich relevante E-Mails gehören nicht ausschließlich in Outlook oder ein herkömmliches IMAP-Postfach. Um gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu erfüllen, müssen sie vollständig, unveränderbar und revisionssicher archiviert werden.

SoftSyncPro informiert Unternehmen über die wichtigsten Anforderungen und gesetzlichen Vorgaben zur GoBD-konformen E-Mail-Archivierung.

Was passiert bei nicht gesetzeskonformer E-Mail-Archivierung?

Eine unzureichende oder fehlende E-Mail-Archivierung kann für Unternehmen erhebliche Risiken mit sich bringen. Können geschäftlich relevante E-Mails im Rahmen einer Betriebsprüfung, eines Rechtsstreits oder einer internen Prüfung nicht mehr vollständig nachgewiesen werden, kann dies steuerliche, rechtliche und organisatorische Konsequenzen haben.

Geschäftliche E-Mails dienen häufig als Beweismittel. Sie dokumentieren Angebote, Aufträge, Vertragsänderungen, Preisabsprachen oder Freigaben und helfen dabei, Geschäftsprozesse auch Jahre später lückenlos nachzuvollziehen.

Eine GoBD-konforme und revisionssichere E-Mail-Archivierung ist deshalb ein wichtiger Bestandteil eines professionellen Risikomanagements. Sie schützt Ihr Unternehmen vor Datenverlust, schafft Rechtssicherheit und stellt sicher, dass relevante E-Mails jederzeit vollständig, unverändert und schnell verfügbar sind. Dadurch reduzieren Sie Risiken bei Betriebsprüfungen, Haftungsfällen und gerichtlichen Auseinandersetzungen erheblich.

Muss jeder Selbstständige und jedes Unternehmen E-Mails archivieren?

Ja. Die Pflicht zur Aufbewahrung geschäftlich relevanter E-Mails betrifft nicht nur große Unternehmen, sondern auch Einzelunternehmer, Freiberufler, Kleingewerbetreibende und Solo-Selbstständige.

Das Handelsgesetzbuch (HGB) gilt grundsätzlich für Kaufleute. Die dort geregelte Aufbewahrungspflicht für Handelsbriefe (§ 257 HGB) betrifft daher ausschließlich diese Personengruppe.

Die Abgabenordnung (AO) gilt für alle Steuerpflichtigen. Sie verpflichtet Unternehmen und Selbstständige, steuerlich relevante Unterlagen ordnungsgemäß aufzubewahren. Dazu gehören auch geschäftlich relevante E-Mails.

Die GoBD konkretisieren diese gesetzlichen Vorgaben. Sie schreiben vor, dass elektronische Unterlagen vollständig, unveränderbar, nachvollziehbar, jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden müssen.

Fazit: Auch wenn Sie kein Kaufmann im Sinne des HGB sind, müssen Sie steuerlich relevante E-Mails gemäß den Vorgaben der Abgabenordnung (AO) und der GoBD ordnungsgemäß aufbewahren. Eine GoBD-konforme und revisionssichere E-Mail-Archivierung erfüllt diese gesetzlichen Anforderungen und schützt Ihr Unternehmen im Falle einer Betriebsprüfung oder eines Rechtsstreits.

SoftSyncPro zeigt, warum jedes Unternehmen seine geschäftlichen E-Mails GoBD-konform und revisionssicher archivieren sollte.

Welche Anforderungen gelten für eine revisionssichere E-Mail-Archivierung?

Eine GoBD-konforme E-Mail-Archivierung muss weit mehr leisten als das bloße Speichern von E-Mails. Sie stellt sicher, dass geschäftlich relevante Nachrichten über die gesamte Aufbewahrungsfrist vollständig, unverändert und jederzeit verfügbar bleiben.

Die wichtigsten Anforderungen für E-Mail-Archivierung sind:

Alle aufbewahrungspflichtigen E-Mails müssen lückenlos archiviert werden. Dazu gehören sowohl eingehende als auch ausgehende geschäftliche E-Mails einschließlich ihrer Anhänge.

Archivierte E-Mails müssen im Originalzustand erhalten bleiben. Nachträgliche Änderungen oder Löschungen dürfen nicht unbemerkt möglich sein. Jede Änderung muss nachvollziehbar dokumentiert werden, sodass die Echtheit der archivierten Daten jederzeit nachgewiesen werden kann.

Herkömmliche E-Mail-Programme wie Microsoft Outlook, Thunderbird oder Apple Mail erfüllen diese Anforderung in der Regel nicht. Dort können E-Mails verschoben, gelöscht oder – je nach System und Konfiguration – verändert werden. Auch die nachträgliche Manipulation von lokalen Datendateien (z. B. PST- oder MBOX-Dateien) lässt sich nicht zuverlässig ausschließen. Zudem gibt es keinen revisionssicheren Nachweis darüber, ob eine E-Mail vollständig und unverändert über die gesamte Aufbewahrungsfrist erhalten geblieben ist.

Eine GoBD-konforme E-Mail-Archivierung speichert jede archivierte Nachricht dagegen automatisch, unveränderbar und revisionssicher. Die Original-E-Mail bleibt dauerhaft erhalten und kann jederzeit als unverfälschter Nachweis wiedergefunden und vorgelegt werden.

Die Archivierung muss so erfolgen, dass ein sachverständiger Dritter – beispielsweise ein Betriebsprüfer – die gespeicherten Informationen jederzeit nachvollziehen und prüfen kann. Sämtliche Archivierungsprozesse müssen transparent und dokumentiert sein.

Archivierte E-Mails müssen während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist schnell auffindbar, lesbar und auswertbar sein. Eine leistungsfähige Suchfunktion gehört daher zu den wichtigsten Eigenschaften einer professionellen Archivierungslösung.

Die archivierten Daten müssen vor Verlust, Manipulation und unbefugtem Zugriff geschützt werden. Dazu gehören geeignete Sicherheitsmaßnahmen, regelmäßige Datensicherungen sowie eine zuverlässige Speicherung der Archivdaten.

Die Daten müssen in einem Format gespeichert werden, das eine elektronische Auswertung ermöglicht. Im Rahmen einer Betriebsprüfung müssen die archivierten E-Mails auf Anforderung der Finanzverwaltung elektronisch bereitgestellt werden können.

Aufbewahrungsfristen nach Dokumenteninhalt

  • 6 Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO):
    Diese Aufbewahrungsfrist gilt insbesondere für Handels- und Geschäftsbriefe. Dazu zählen beispielsweise Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine sowie sonstige empfangene oder versendete geschäftliche Korrespondenz.
  • 10 Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO):
    Eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist gilt insbesondere für steuerlich relevante Unterlagen und Buchungsbelege. Dazu gehören beispielsweise Rechnungen, Jahresabschlüsse, Bilanzen und Kontoauszüge, sofern diese per E-Mail übermittelt oder als Anlage empfangen wurden.

Eine professionelle GoBD-konforme E-Mail-Archivierung erfüllt diese Anforderungen automatisch und sorgt dafür, dass Unternehmen ihre gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zuverlässig und revisionssicher einhalten.

SoftSyncPro unterstützt Unternehmen bei der Einführung einer GoBD-konformen und revisionssicheren E-Mail-Archivierung.

Wir übernehmen Ihre GoBD-konforme E-Mail-Archivierung

Mit unserer Managed E-Mail-Archivierung erhalten Sie eine professionelle, revisionssichere Lösung, ohne sich selbst um Installation, Wartung oder technische Details kümmern zu müssen. Wir übernehmen die komplette Einrichtung, Konfiguration und den laufenden Betrieb – Sie arbeiten weiterhin wie gewohnt mit Outlook, Apple Mail oder Ihrem bevorzugten E-Mail-Programm.

Ist Ihr aktueller Hosting-Anbieter für eine professionelle E-Mail-Archivierung nicht geeignet – beispielsweise weil SMTP-Journaling nicht unterstützt wird – unterstützen wir Sie gerne beim Wechsel mittels IT-Service. Mit unserem Managed Webhosting schaffen wir die optimale Grundlage für eine GoBD-konforme Archivierung und übernehmen auf Wunsch auch den Umzug Ihrer Website, Domains und E-Mail-Konten. So erhalten Sie Hosting, Webdesign und E-Mail-Archivierung aus einer Hand.

Dabei setzen wir auf MailStore, einen der führenden Anbieter für professionelle E-Mail-Archivierung. Die Lösung ist Made in Germany, erfüllt die Anforderungen der GoBD und wird von unabhängigen Wirtschaftsprüfern regelmäßig geprüft und zertifiziert. Millionen archivierter E-Mails in Unternehmen weltweit sprechen für die Zuverlässigkeit und Sicherheit der Plattform.

Als Managed Service Provider (MSP) erhalten Sie bei uns nicht nur eine leistungsstarke Archivierungslösung, sondern einen Rundum-Service aus einer Hand. Wir analysieren Ihre bestehende E-Mail-Infrastruktur, richten die Archivierung professionell ein, migrieren bei Bedarf bestehende E-Mail-Bestände und übernehmen die vollständige Konfiguration. Auch nach der Inbetriebnahme stehen wir Ihnen dauerhaft zur Seite und kümmern uns um Wartung, Updates sowie den zuverlässigen Betrieb der Archivierungslösung.

Statt einer anonymen Hotline erhalten Sie bei uns einen persönlichen Ansprechpartner, der Ihr Unternehmen und Ihre IT kennt. Ob Fragen, Erweiterungen oder neue Anforderungen – Sie sprechen direkt mit einem erfahrenen Experten, der Sie langfristig begleitet und dafür sorgt, dass Ihre E-Mail-Archivierung jederzeit zuverlässig, gesetzeskonform und auf dem aktuellen Stand bleibt.

Ihre Vorteile auf einen Blick:

  • GoBD-konforme und revisionssichere E-Mail-Archivierung

  • Automatische Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails inklusive Anhänge

  • Persönlicher Ansprechpartner statt anonymem Callcenter
  • Komplette Einrichtung und Betreuung aus einer Hand
  • Schnelle Such- und Wiederherstellungsfunktion
  • Sicheres Hosting und professionelle Betreuung als Managed Service

  • Bewährte MailStore-Technologie – entwickelt für den professionellen Unternehmenseinsatz

Ihre E-Mails sind weit mehr als nur Kommunikation. Sie dokumentieren Entscheidungen, Verträge, Vereinbarungen und wertvolles Unternehmenswissen. Eine professionelle und revisionssichere E-Mail-Archivierung schützt dieses Wissen dauerhaft und sichert einen wichtigen Teil Ihres Unternehmensvermögens.

SoftSyncPro bietet Unternehmen alle Vorteile einer GoBD-konformen und revisionssicheren E-Mail-Archivierung auf einen Blick.

Fallbeispiele

Die folgenden Praxisbeispiele zeigen typische Situationen aus dem Unternehmensalltag, in denen eine GoBD-konforme und revisionssichere E-Mail-Archivierung entscheidende Vorteile bietet – sei es bei einer Betriebsprüfung, einem Rechtsstreit oder dem schnellen Wiederfinden wichtiger Informationen.

Ein Handwerksbetrieb wird im Rahmen einer Betriebsprüfung aufgefordert, eine Rechnung und die dazugehörige E-Mail-Korrespondenz aus dem Jahr 2020 vorzulegen. Im normalen E-Mail-Postfach wurde die Nachricht bereits vor Jahren gelöscht. Dank der revisionssicheren E-Mail-Archivierung kann die komplette Kommunikation innerhalb weniger Sekunden gefunden und dem Prüfer bereitgestellt werden.

Fazit: Mit einer GoBD-konformen E-Mail-Archivierung erfüllen Sie gesetzliche Nachweispflichten und sind auf Betriebsprüfungen bestens vorbereitet.

Ein Kunde behauptet, ein Angebot nie erhalten zu haben. Im Archiv lässt sich die ursprüngliche E-Mail inklusive Versandzeitpunkt und Anhang eindeutig nachweisen. Dadurch kann der gesamte Vorgang lückenlos dokumentiert und der Sachverhalt schnell geklärt werden.

Fazit: Eine revisionssichere Archivierung schafft Rechtssicherheit und liefert im Streitfall einen verlässlichen Nachweis.

Ein Mitarbeiter löscht versehentlich einen kompletten Ordner mit wichtigen Kunden-E-Mails. Im Postfach sind die Nachrichten nicht mehr vorhanden. Über das E-Mail-Archiv können alle E-Mails innerhalb weniger Minuten wiedergefunden und bei Bedarf in das Postfach zurückgespielt werden.

Fazit: Eine professionelle E-Mail-Archivierung schützt Ihr Unternehmen zuverlässig vor Datenverlust.

Nach einem Ransomware-Angriff sind sämtliche E-Mail-Postfächer verschlüsselt und nicht mehr erreichbar. Während der Wiederherstellung des Systems bleiben alle bereits archivierten E-Mails weiterhin verfügbar und können bei Bedarf eingesehen werden. Der Geschäftsbetrieb kann dadurch deutlich schneller fortgesetzt werden.

Fazit: Eine revisionssichere E-Mail-Archivierung erhöht die Ausfallsicherheit und ist ein wichtiger Bestandteil eines modernen IT-Sicherheitskonzepts.

Ein Lieferant bestreitet eine vor Jahren getroffene Preisvereinbarung. Die ursprüngliche E-Mail mit allen Absprachen befindet sich noch vollständig und unverändert im Archiv. Innerhalb weniger Sekunden kann die Kommunikation nachvollzogen und als Beleg verwendet werden.

Fazit: Langfristig archivierte E-Mails sind oft der entscheidende Nachweis für geschäftliche Vereinbarungen und schützen Ihr Unternehmen vor unnötigen Auseinandersetzungen.

Ein langjähriger Mitarbeiter verlässt das Unternehmen. Monate später wird eine wichtige E-Mail-Korrespondenz mit einem Großkunden benötigt. Das ursprüngliche Postfach wurde bereits gelöscht. Dank der revisionssicheren E-Mail-Archivierung bleibt die komplette geschäftliche Kommunikation weiterhin erhalten und kann jederzeit durchsucht werden.

Fazit: Wertvolle Unternehmenskommunikation geht auch nach dem Ausscheiden von Mitarbeitern nicht verloren.

Im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung fordert das Finanzamt die geschäftliche E-Mail-Korrespondenz zu mehreren Rechnungen und Geschäftsvorfällen der vergangenen Jahre an. Anstatt Mitarbeiter mit der Suche in Outlook zu beschäftigen oder dem Prüfer Zugriff auf Unternehmensrechner oder E-Mail-Postfächer zu gewähren, erhält dieser einen zeitlich begrenzten, ausschließlich lesenden Zugriff auf das Web-Archiv. Dort kann er gezielt nach den relevanten E-Mails suchen, ohne Zugriff auf das eigentliche E-Mail-System oder andere Unternehmensdaten zu erhalten.

Fazit: Eine professionelle E-Mail-Archivierung vereinfacht Betriebsprüfungen erheblich, schützt sensible Unternehmensdaten und ermöglicht einen kontrollierten, revisionssicheren Zugriff auf die erforderlichen Informationen.

Ein mittelständisches Unternehmen verzichtete trotz Empfehlung seines IT-Dienstleisters auf eine GoBD-konforme E-Mail-Archivierung. Während einer steuerlichen Außenprüfung stellte der Betriebsprüfer fest, dass geschäftlich relevante E-Mails weder revisionssicher noch vollständig archiviert wurden. Die Ordnungsmäßigkeit der elektronischen Buchführung wurde daraufhin beanstandet. Nach Angaben eines anonymisierten Praxisberichts aus der IT-Fachpresse führte dies zu einem Kostenbescheid in Höhe von 4 % des Jahresumsatzes – ein sechsstelliger Betrag. Da der IT-Dienstleister den Kunden nachweislich auf die Archivierungspflicht hingewiesen hatte, blieb das Unternehmen auf den finanziellen Folgen sitzen.

Fazit: Dieser Fall stammt aus einem anonymisierten Praxisbericht und nicht aus einem veröffentlichten Gerichtsurteil. Er zeigt jedoch eindrucksvoll, welche finanziellen Folgen Mängel bei der elektronischen Archivierung im Rahmen einer Betriebsprüfung haben können. Eine GoBD-konforme E-Mail-Archivierung schafft Rechtssicherheit und reduziert dieses Risiko erheblich.

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die schrittweise Einführung der verpflichtenden E-Rechnung im B2B-Bereich beschlossen. Ziel ist die vollständige Digitalisierung des Rechnungsaustauschs zwischen Unternehmen.

Der Zeitplan im Überblick

  • Seit dem 01.01.2025 müssen grundsätzlich alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Dies gilt unabhängig von der Unternehmensgröße – auch für Kleinunternehmer.
  • Bis zum 31.12.2026 dürfen Unternehmen im Rahmen der Übergangsregelungen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versenden.
  • Ab dem 01.01.2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € E-Rechnungen im B2B-Bereich ausstellen.
  • Ab dem 01.01.2028 gilt die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen grundsätzlich für alle inländischen Unternehmen, soweit keine gesetzliche Ausnahme greift.

Eine E-Rechnung ist dabei keine PDF-Datei, sondern eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, beispielsweise XRechnung oder ZUGFeRD. Nur diese Formate ermöglichen eine automatisierte elektronische Verarbeitung und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung.

Da E-Rechnungen in der Praxis überwiegend per E-Mail versendet und empfangen werden, gewinnt auch die GoBD-konforme E-Mail-Archivierung weiter an Bedeutung. Denn nicht nur die eigentliche Rechnung, sondern häufig auch die dazugehörige E-Mail mit ihren Anhängen dokumentiert einen steuerlich relevanten Geschäftsvorgang und sollte revisionssicher archiviert werden.

Was bedeutet das für Sie?
Mit der Einführung der E-Rechnung wird der digitale Rechnungsaustausch zum Standard. Eine professionelle E-Mail-Archivierung sorgt dafür, dass E-Rechnungen, Anhänge und die dazugehörige Geschäftskorrespondenz automatisch, vollständig und GoBD-konform archiviert werden. So schaffen Sie eine zukunftssichere Grundlage für Ihre digitale Buchhaltung.

Eine Osteopathie-Praxis nutzt eine moderne Praxissoftware für Patientenverwaltung, Terminplanung und Rechnungsstellung. Alle Rechnungen werden dort revisionssicher gespeichert und können nachträglich nicht mehr verändert werden. Die Praxisinhaberin geht deshalb davon aus, dass sie hinsichtlich der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten vollständig abgesichert ist.

Im Praxisalltag findet jedoch ein großer Teil der geschäftlichen Kommunikation per E-Mail statt. Patienten senden Rechnungsanfragen, Krankenkassen fordern Unterlagen an, Lieferanten versenden Rechnungen und Bestellbestätigungen, der Steuerberater kommuniziert per E-Mail und es werden Angebote, Verträge oder wichtige organisatorische Absprachen ausgetauscht. Diese E-Mails liegen ausschließlich im Outlook-Postfach und auf dem IMAP-Server.

Im Rahmen einer Betriebsprüfung oder eines Rechtsstreits können jedoch genau diese E-Mails als Nachweis erforderlich sein. Sind sie versehentlich gelöscht worden, aufgrund eines Serverwechsels verloren gegangen oder wurden nachträglich verändert, lässt sich ihre Vollständigkeit und Unveränderbarkeit nicht mehr nachweisen. Die Praxissoftware schützt lediglich die dort gespeicherten Rechnungen – sie ersetzt keine GoBD-konforme E-Mail-Archivierung.

Fazit: Moderne Fachanwendungen archivieren häufig ihre eigenen Daten revisionssicher. Die geschäftliche E-Mail-Kommunikation findet jedoch meist außerhalb dieser Systeme statt. Eine professionelle E-Mail-Archivierung ergänzt bestehende Praxis-, Warenwirtschafts- oder Buchhaltungssysteme und sorgt dafür, dass auch geschäftlich relevante E-Mails einschließlich ihrer Anhänge vollständig, unveränderbar und revisionssicher archiviert werden. Nur so entsteht eine durchgängige und rechtssichere Dokumentation aller relevanten Geschäftsprozesse.

Warum eine E-Mail-Archivierung oft erst dann wichtig wird, wenn es bereits zu spät ist

„Seit Jahren funktioniert doch alles.“ Diesen Satz hören wir häufig. Viele Unternehmen arbeiten seit Jahren ausschließlich mit Outlook oder einem IMAP-Postfach und hatten bislang keinerlei Probleme. Das ändert jedoch nichts daran, dass geschäftlich relevante E-Mails gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen.

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht, ob Sie jemals eine archivierte E-Mail benötigen. Die entscheidende Frage lautet: Was passiert, wenn Sie sie genau dann nicht mehr haben?

Im Unternehmensalltag fällt eine fehlende E-Mail-Archivierung oft jahrelang nicht auf. Erst wenn eine Betriebsprüfung ansteht, ein Kunde eine Vereinbarung bestreitet, ein Rechtsanwalt Nachweise verlangt oder wichtige E-Mails versehentlich gelöscht wurden, zeigt sich, wie wertvoll eine revisionssichere Archivierung tatsächlich ist. In genau diesen Situationen ist es jedoch zu spät, eine gesetzeskonforme Archivierung nachträglich einzuführen.

SoftSyncPro zeigt, warum eine GoBD-konforme E-Mail-Archivierung oft erst dann wichtig wird, wenn es bereits zu spät ist.

E-Mail-Archivierung = Eine Investition, die sich auszahlt

Dabei geht es nicht nur um gesetzliche Vorgaben, sondern auch um wirtschaftliche Aspekte. Wie viel Arbeitszeit kostet es, wenn mehrere Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum nach einer bestimmten E-Mail suchen? Bei drei Mitarbeitern, einem internen Stundensatz von 60 Euro und einer Suchdauer von jeweils 30 Minuten entstehen bereits 180 Euro Personalkosten – für eine einzige E-Mail. Mit einer professionellen E-Mail-Archivierung lässt sich dieselbe Nachricht meist innerhalb weniger Sekunden finden.

Eine GoBD-konforme E-Mail-Archivierung ist deshalb vergleichbar mit einer Betriebshaftpflichtversicherung oder einem täglichen Backup. Beides hofft man nie zu benötigen – dennoch gehört es zu einer verantwortungsvollen Unternehmensführung. Denn sie schafft Sicherheit, bevor ein Problem entsteht, und sorgt dafür, dass wichtige geschäftliche E-Mails jederzeit vollständig, unverändert und nachvollziehbar zur Verfügung stehen.

Damit aus einer wichtigen E-Mail kein unternehmerisches Risiko wird.

Warum MailStore?

Mit unserer Managed E-Mail-Archivierung profitieren Sie von einer der führenden Archivierungslösungen am Markt, ohne sich selbst um Installation, Konfiguration oder den laufenden Betrieb kümmern zu müssen. Wir übernehmen die komplette Einrichtung, überwachen die Archivierung und sorgen dafür, dass Ihre Lösung jederzeit zuverlässig und GoBD-konform arbeitet. Sie und Ihre Mitarbeiter arbeiten weiterhin wie gewohnt mit Outlook, Apple Mail oder Ihrem bevorzugten E-Mail-Programm – die Archivierung erfolgt vollautomatisch im Hintergrund.

Dabei setzen wir auf MailStore, eine bewährte Lösung Made in Germany, die seit über 20 Jahren am Markt etabliert ist und von Unternehmen weltweit eingesetzt wird. Die Software erfüllt die Anforderungen der GoBD, wird regelmäßig von unabhängigen Wirtschaftsprüfern geprüft und bietet leistungsstarke Suchfunktionen, mit denen E-Mails und Anhänge innerhalb weniger Sekunden wiedergefunden werden können.

Als Managed Service Provider (MSP) gehen wir jedoch einen entscheidenden Schritt weiter: Sie erhalten nicht nur eine Software, sondern einen persönlichen Ansprechpartner, der Sie von der Planung über die Einrichtung bis zum laufenden Betrieb begleitet. Updates, Wartung, Konfiguration und Support übernehmen wir für Sie. So erhalten Sie eine professionelle E-Mail-Archivierung, die technisch auf dem neuesten Stand bleibt und gleichzeitig den Aufwand in Ihrem Unternehmen auf ein Minimum reduziert.

Sie konzentrieren sich auf Ihr Kerngeschäft – wir kümmern uns um Ihre E-Mail-Archivierung.

Vorteile im Überlick:

  • ✅  Made in Germany
  • ✅ Seit über 20 Jahren am Markt
  • ✅ Millionen archivierte E-Mails weltweit
  • ✅ Unabhängige Prüfungen und Zertifizierungen
  • ✅ Nahtlose Outlook-Integration
  • ✅ Leistungsstarke Volltextsuche
  • ✅ Rechtssichere und GoBD-konforme Archivierung
SoftSyncPro erklärt, warum MailStore eine der führenden Lösungen für GoBD-konforme und revisionssichere E-Mail-Archivierung ist.

Weiterführende Informationen

Sie möchten sich intensiver mit dem Thema GoBD-konforme E-Mail-Archivierung beschäftigen? Dann nutzen Sie unsere kostenlosen Informationsmaterialien. Laden Sie unsere kompakten PDF-Handouts herunter, speichern Sie sie für später oder drucken Sie sie bequem aus. Zusätzlich finden Sie eine Auswahl weiterführender Fachartikel und Informationsquellen rund um E-Mail-Archivierung, GoBD, DSGVO und rechtliche Anforderungen. So erhalten Sie einen umfassenden Überblick und können sich fundiert informieren.

Warum E-Mail-Archivierung?

E-Mail-Archivierung ist sinnvoll & notwendig

Erfahren Sie, warum eine professionelle E-Mail-Archivierung heute weit mehr ist als die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben. Das Handout zeigt die juristischen, technischen und wirtschaftlichen Herausforderungen und erklärt, wie Unternehmen ihre geschäftliche Kommunikation langfristig schützen können.

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Produktbroschüre – E-Mail-Archivierung

Produktbroschüre – Managed E-Mail-Archivierung

Alle Informationen zu unserer Managed E-Mail-Archivierung in einer ausführlichen Broschüre. Lernen Sie die Funktionen, Vorteile und den Leistungsumfang unserer Lösung kennen und erfahren Sie, wie wir Installation, Betrieb und Wartung vollständig für Sie übernehmen.

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Kurzflyer – Alle Vorteile auf einen Blick

Ein kompakter Überblick im Flyer-Format

Der kompakte Überblick für alle, die sich in wenigen Minuten informieren möchten. Der Flyer fasst die wichtigsten Vorteile, Funktionen und Leistungen unserer Managed E-Mail-Archivierung übersichtlich zusammen. Ideal zum schnellen Einstieg oder zum Weitergeben an Kollegen und Geschäftspartner.

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Die Vorteile der E-Mail-Archivierung

Die wichtigsten Vorteile im Überblick

Welche Vorteile bringt eine professionelle E-Mail-Archivierung im Arbeitsalltag? Erfahren Sie, wie Sie rechtliche Risiken reduzieren, Datenverluste vermeiden, Ihre IT entlasten und gleichzeitig die Produktivität Ihrer Mitarbeiter steigern können.

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E-Mail-Archivierung vs. Backup

Backup ersetzt keine E-Mail-Archivierung

Viele Unternehmen verlassen sich ausschließlich auf Backups – und wiegen sich damit in falscher Sicherheit. Dieses Handout erklärt verständlich die Unterschiede zwischen Backup und revisionssicherer E-Mail-Archivierung und zeigt, warum beides unterschiedliche Aufgaben erfüllt.

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DSGVO & E-Mail-Archivierung

DSGVO und E-Mail-Archivierung verständlich erklärt

Welche Rolle spielt eine E-Mail-Archivierung im Datenschutz? Dieses Handout erläutert die wichtigsten DSGVO-Anforderungen und zeigt, wie eine professionelle Archivierung Unternehmen bei Auskunfts-, Lösch- und Dokumentationspflichten unterstützen kann.

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Checkliste für Kunden

Checkliste für die Auswahl der richtigen Lösung

Nicht jede Archivierungslösung erfüllt alle Anforderungen. Mit dieser praktischen Checkliste prüfen Sie Schritt für Schritt, worauf Sie bei der Auswahl einer professionellen E-Mail-Archivierung achten sollten.

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Links

Themenspezifische Verweise zu anderen Webseiten

Was kostet eine professionelle, rechtssichere E-Mail-Archivierung?

Faire und transparente Preise

Sie zahlen nur für die tatsächlich benötigte Archivierung. Keine versteckten Kosten, keine langfristigen Investitionen in Hardware oder Software. Mit unseren Managed-Service-Paketen erhalten Sie eine professionelle E-Mail-Archivierung zu einer planbaren monatlichen Pauschale.

Wählen Sie das passende Paket für Ihre GoBD-konforme E-Mail-Archivierung. Unsere Lösungen richten sich an Selbstständige, Freiberufler, Praxen sowie kleine und mittelständische Unternehmen. Sollte keines unserer Standardpakete Ihren Anforderungen entsprechen, erstellen wir Ihnen gerne ein individuelles Angebot.

Alle Pakete beinhalten bereits:

  • ✅ Hosting im zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland
  • ✅ Hochperformanter SSD-Speicher
  • ✅ Tägliche Datensicherung (Backup)
  • ✅ GoBD-konforme Verfahrensdokumentation
  • ✅ Webzugriff auf das Archiv
  • ✅ Outlook-Integration und komfortable Volltextsuche
  • ✅ Setup & Einrichtung der Archivierung
  • ✅ SMTP-Journaling in Echtzeit (auf unserem Server)
  • ✅ Wartung und laufender Betrieb als Managed Service
  • ✅ Persönlicher Ansprechpartner statt Hotline
  • ✅ 25 GB Archivspeicher je lizenzpflichtigem Archiv (gepoolt)

Abrechnung wahlweise monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich.
Alle Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlichen Mehrwertsteuer.

STARTER

15€monatlich
  • 99,- € Setup (einmalig)
  • Postfächer = 1

BASIC

39,-€monatlich
  • 149,- € Setup (einmalig)
  • Postfächer = bis 5

PROFESSIONAL

65,-€monatlich
  • 199,- € Setup (einmalig)
  • Postfächer = bis 10

PREMIUM

149,-€monatlich
  • 249,- € Setup (einmalig)
  • Postfächer = bis 20

ADVANCED

299,-€monatlich
  • 349,- € Setup (einmalig)
  • Postfächer = bis 50

ENTERPRISE

?€monatlich
  • individuell
  • individuell

Unsere Pakete sind auf die unterschiedlichen Anforderungen von Einzelunternehmern, Freiberuflern sowie kleinen und mittelständischen Unternehmen abgestimmt. Vom Starter-Paket für Einzelunternehmer über Basic für kleine Unternehmen und Business für wachsende Betriebe bis hin zu Premium und Advanced für anspruchsvollere IT-Umgebungen bieten wir für nahezu jede Unternehmensgröße die passende Lösung. Für individuelle Anforderungen oder größere Infrastrukturen erstellen wir Ihnen mit unserem Enterprise-Paket gerne ein maßgeschneidertes Angebot.

Warum unsere Preise fair kalkuliert sind?

Viele Anbieter kalkulieren ihre E-Mail-Archivierung ausschließlich nach dem benötigten Archivspeicher. Dort beginnen die Kosten aktuell bei 2,50 € pro Monat für 5 GB Archivspeicher. Mit steigendem Speicherbedarf erhöht sich der Preis entsprechend, sodass die monatlichen Kosten direkt mit der Größe Ihres E-Mail-Archivs wachsen.

Bei SoftSyncPro verfolgen wir einen anderen Ansatz. Unsere Tarife orientieren sich an der Anzahl der zu archivierenden E-Mail-Postfächer. Der erforderliche Archivspeicher ist bereits im jeweiligen Tarif enthalten. Dadurch profitieren Sie von einer transparenten und planbaren Preisstruktur, ohne dass Ihre monatlichen Kosten allein aufgrund eines wachsenden E-Mail-Archivs kontinuierlich steigen.

Der Unterschied liegt zudem im Leistungsumfang: Während Sie bei einer Self-Service-Lösung die Einrichtung, Konfiguration und den laufenden Betrieb selbst übernehmen, erhalten Sie bei SoftSyncPro einen vollständig betreuten Managed Service. Wir kümmern uns um Einrichtung, Migration, Wartung, Updates, Datensicherung und stehen Ihnen mit einem persönlichen Ansprechpartner dauerhaft zur Seite. So profitieren Sie von einer professionellen GoBD-konformen E-Mail-Archivierung, ohne sich um die technische Administration kümmern zu müssen.

Häufige gestellte Fragen (FAQ)

Sie haben noch Fragen zur GoBD-konformen E-Mail-Archivierung? In unserem FAQ beantworten wir die häufigsten Fragen rund um gesetzliche Anforderungen, technische Umsetzung, Einrichtung und den laufenden Betrieb. Sollten Sie darüber hinaus weitere Informationen benötigen, beraten wir Sie selbstverständlich gerne persönlich und unverbindlich.

Aufbewahrungsfristen nach Inhalt

  • 6 Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO): Gilt für Handels- oder Geschäftsbriefe. Dazu gehören Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und empfangene oder gesendete geschäftliche Korrespondenz.
  • 10 Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO): Gilt für E-Mails mit steuerrechtlich relevanten Buchungsbelegen (wie Rechnungen), Jahresabschlüsse, Bilanzen und Kontoauszüge.

Nein. Sie arbeiten weiterhin wie gewohnt mit Outlook, Apple Mail, Thunderbird oder Ihrem bisherigen E-Mail-Programm. Die Archivierung erfolgt automatisch im Hintergrund, ohne Ihren Arbeitsablauf zu verändern.

Grundsätzlich können alle ein- und ausgehenden E-Mails einschließlich ihrer Anhänge automatisch archiviert werden. Welche Postfächer eingebunden werden, legen wir gemeinsam mit Ihnen fest.

Ja. Auf Wunsch archivieren wir nicht nur zukünftige E-Mails, sondern übernehmen auch bereits vorhandene E-Mails aus bestehenden Postfächern in das Archiv.

Ja. Unsere Lösung unterstützt Microsoft 365, Microsoft Exchange, IMAP-Postfächer sowie zahlreiche weitere E-Mail-Systeme. Gerne prüfen wir die Kompatibilität Ihrer bestehenden Infrastruktur.

Die Einrichtung erfolgt in der Regel innerhalb weniger Werktage. Je nach Anzahl der Postfächer und Datenmenge kann die Erstarchivierung etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen. Währenddessen können Sie jedoch ganz normal weiterarbeiten.

Ja. Über Outlook oder den Webzugriff können Sie jederzeit selbst auf Ihre archivierten E-Mails zugreifen und diese innerhalb weniger Sekunden durchsuchen. Auch Anhänge werden dabei berücksichtigt.

Ist die E-Mail bereits archiviert, bleibt sie im Archiv erhalten. Sie können diese jederzeit wiederfinden und – je nach Berechtigung – problemlos wiederherstellen.

Ja. Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gelten nicht nur für große Unternehmen. Auch Selbstständige, Freiberufler, Praxen und kleine Unternehmen profitieren von einer rechtssicheren Archivierung ihrer geschäftlichen E-Mails.

Sie bleiben jederzeit Herr Ihrer Daten. Archivierte E-Mails können in gängigen Standardformaten exportiert werden. Dadurch bleiben Sie unabhängig und können die Daten bei Bedarf in eine andere Lösung übernehmen.

Nein. Nach der Einrichtung arbeitet die Archivierung vollautomatisch im Hintergrund. Ihre Mitarbeiter müssen keine E-Mails manuell sichern oder besondere Arbeitsabläufe beachten.

Ja. Eine E-Mail-Archivierung ergänzt Ihre bestehende Infrastruktur und ersetzt sie nicht. Ihre E-Mail-Postfächer, Domains und E-Mail-Programme bleiben unverändert – lediglich die Archivierung erfolgt zusätzlich und automatisch.

SoftSyncPro beantwortet die häufigsten Fragen rund um die GoBD-konforme und revisionssichere E-Mail-Archivierung.

Sind Ihre geschäftlichen E-Mails bereits gesetzeskonform archiviert?

Falls Sie diese Frage nicht eindeutig mit Ja beantworten können, beraten wir Sie gerne persönlich. Gemeinsam prüfen wir Ihre bestehende E-Mail-Infrastruktur und zeigen Ihnen den einfachsten Weg zu einer GoBD-konformen und revisionssicheren E-Mail-Archivierung.